14 semanas para uma revisão das minhas finanças pessoais - 1
Decidi dar um salto no plano e passar directamente para o 12º Organizar documentos e passwords. O prazo para submeter a declaração de IRS está para breve e como tal é o que faz mais sentido.
Antes de mais, recordo que têm até 15 de Feveiro para validar as facturas, no portal E-factura, embora depois seja possível declarar algumas despesas no regime transitório.
Assim, porque não tenho despesas a submeter no regime transitório e tenho tudo validado no portal E-factura, não precisei de guardar esses comprovativos de despesa, com algumas excepções.
Todos os documentos de despesa de 2015, que preciso guardar (desde pagamentos da electricidade até recibos de farmácia), limito-me a guardar num envelope A4 em que escrevo, simplesmente 2015.
Uma das coisas que costumo fazer é, quando recebo alguma declaração anual de pagamentos que fiz nesse ano, verifico os valores e se tudo estiver correcto, deito fora os recibos mensais.
Na verdade, este ano, diminuí tanto os meus recibos que pude juntar 2014 com 2015.
Assim, fico com a minha capa de elásticos vazia para ir juntando os recibos de 2016. O meu sistema de arquivo é bastante simples.
O que não vai para os envelopes são documentos que caibam nos conteúdos das minhas capas de arquivo permanente, por exemplo:
- comprovativos de despesas com o carro (desde docs. do seguro, reparações, Via Verde...) que guardo na capa de argolas, num separador próprio;
- despesas com a casa que estão numa capa com recibos de reparações, referências de tintas, etc...
- recibos de electrónica ou electrodomésticos que são juntos aos respectivos manuais e que têm uma caixa própria; assim nunca tenho de me preocupar em descobrir em que ano comprei algo que se avariou;
- declarações relacionadas com benefícios do seguro de acidentes pessoais que guardo na capa de argolas, num separador próprio.
Em suma, o meu arquivo permanente consiste em:
1 - Capa de argolas com separadores
- cédula pessoal + fotos tipo passe (que actualmente não são precisas em lado nenhum)
- separador com fotocópias dos meus documentos principais (em especial os que andam comigo na carteira; em caso de perda, pode ser útil), número de eleitora, passwords das finanças, segurança social e cartão do cidadão
- separador com documentos do carro (título de propriedade, seguro, reparações, via verde, etc.)
- separador com benefícios de associações de que sou membro
- separador das finanças (declarações de actividade, notas de liquidação)
- separador das contribuições para reforma (inclui resumos da situação contributiva mais antigos, algo que vos recomendo para que no futuro não vos faltem contribuições)
- passwords relacionadas com a minha situação profissional
2 - Capa "casa"
Capa de elásticos com com recibos de reparações que efectuei, referências de tintas, etc...
3 - Capas manuais + recibos
Contém recibos de electrónica ou electrodomésticos (para garantia) e respectivos manuais. Até tenho alguns cabos. Como é muito volumoso, tenho duas caixas, um para electrodomésticos grandes (tipo o frigorífico, fogão...) e outra para coisas pequenas (máquina fotográfica, chaleira...).
Naturalmente, cada pessoa terá as suas necessidades/separadores, mas com um sistema assim, rapidamente actualiza a informação e, mais importante ainda, acede rapidamente à informação que necessita, quando dela necessita.