Há muitos e muitos anos, li um livro sobre gestão do tempo (cujo título esqueci, assim como quem o escreveu) que nos dizia que para qualquer progresso nessa área, devemos começar por fazer um mapa do tempo durante... hmmm... Não me recordo, mas se tivesse de adivinhar, uma semana parece-me adequado. 

Recordo-me que já nessa altura recorri à barra de Bill Westerman:

Já em 2014 eu aderi ao seu Getting Sh-t Done:

1º

Criar uma master list de tudo que tem de fazer (sem organização, apenas um despejar para a página de tudo que venha à cabeça) seja pessoal ou trabalho. 

2º

Criar uma lista diária com itens a fazer nesse dia. 

Novamente, escrever tudo o que vier à mente, sem organização, seja pessoal ou trabalho. Acrescentar tarefas não concluídas em dias anteriores e algo da master list que possa ser feito nesse dia. 

3º

Prioridades

A partir da lista diária, escolher 3 ou 4 tarefas que sejam prioritárias (assinalar com um ponto na checkbox ou uma estrela ou algo do género). 

Começar pelas prioridades e ir marcando itens concluídos. Quando estes terminarem, repetir a escolha de mais 3 ou 4 tarefas prioritárias e assim, sucessivamente.

Como o próprio afirma, por vezes é preciso fazer refazer o processo, até porque há coisas que não sobrevivem ao teste do tempo, que é o mesmo que dizer que não justificam o investimento do nosso tempo.