O terceiro projecto da revisão das minhas finanças pessoais consiste em rever o meu sistema de registo de despesas.

Foram precisos anos, mas finalmente estou a registar todas as despesas. Mais uma vez, porque adoptei o papel. Na minha agenda tenho duas páginas dedicadas, para cada mês, em que registo todas as despesas:

 Porém, estou a pensar simplificar um pouco, deixando de registar, nessas páginas, dois tipos de despesas: supermercado (porque tenho sempre talões + registo no ficheiro online) e restauração (porque tenho o porta moedas com um orçamento delimitado - basta-me indicar a saída para esse porta-moedas). 
Essas despesas são apenas registadas como total semanal ou mensal.

Mas há tantos os métodos que seria impossível exemplificar tudo.

Mas na versão papel, encontrei uma ideia muito interessante de fazer o registo, em que fazemos uma auto-avaliação do gasto: necessário, meramente útil, fútil... Imagino que cada um faria a sua classificação. Eu utilizaria as cores do semáforo.

A ideia é da http://littlestudyspot.tumblr.com:

Registar as despesas mostrou-me como gastava o meu dinheiro - bem e mal - e onde poderia poupar. Ao registar, acabo por fazer uma avaliação e ponderação do que gasto. É um momento de reflexão e excelente para controlar as despesas impulsivas.

Decidi dar um salto no plano e passar directamente para o 12º Organizar documentos e passwords. O prazo para submeter a declaração de IRS está para breve e como tal é o que faz mais sentido. 

Antes de mais, recordo que têm até 15 de Feveiro para validar as facturas, no portal E-factura, embora depois seja possível declarar algumas despesas no regime transitório. 

Assim, porque não tenho despesas a submeter no regime transitório e tenho tudo validado no portal E-factura, não precisei de guardar esses comprovativos de despesa, com algumas excepções.

Todos os documentos de despesa de 2015, que preciso guardar (desde pagamentos da electricidade até recibos de farmácia), limito-me a guardar num envelope A4 em que escrevo, simplesmente 2015.

Uma das coisas que costumo fazer é, quando recebo alguma declaração anual de pagamentos que fiz nesse ano, verifico os valores e se tudo estiver correcto, deito fora os recibos mensais.  

Na verdade, este ano, diminuí tanto os meus recibos que pude juntar 2014 com 2015.

Assim, fico com a minha capa de elásticos vazia para ir juntando os recibos de 2016. O meu sistema de arquivo é bastante simples. 

O que não vai para os envelopes são documentos que caibam nos conteúdos das minhas capas de arquivo permanente, por exemplo:

- comprovativos de despesas com o carro (desde docs. do seguro, reparações, Via Verde...) que guardo na capa de argolas, num separador próprio;

- despesas com a casa que estão numa capa com recibos de reparações, referências de tintas, etc...

- recibos de electrónica ou electrodomésticos que são juntos aos respectivos manuais e que têm uma caixa própria; assim nunca tenho de me preocupar em descobrir em que ano comprei algo que se avariou;

- declarações relacionadas com benefícios do seguro de acidentes pessoais que guardo na capa de argolas, num separador próprio.

Em suma, o meu arquivo permanente consiste em:

1 - Capa de argolas com separadores

 - cédula pessoal + fotos tipo passe (que actualmente não são precisas em lado nenhum)

- separador com fotocópias dos meus documentos principais (em especial os que andam comigo na carteira; em caso de perda, pode ser útil), número de eleitora, passwords das finanças, segurança social e cartão do cidadão

- separador com documentos do carro (título de propriedade, seguro, reparações, via verde, etc.)

- separador com benefícios de associações de que sou membro

- separador das finanças (declarações de actividade, notas de liquidação)

- separador das contribuições para reforma (inclui resumos da situação contributiva mais antigos, algo que vos recomendo para que no futuro não vos faltem contribuições)

- passwords relacionadas com a minha situação profissional

2 - Capa "casa"

Capa de elásticos com com recibos de reparações que efectuei, referências de tintas, etc...

3 - Capas manuais + recibos

Contém recibos de electrónica ou electrodomésticos (para garantia) e respectivos manuais. Até tenho alguns cabos. Como é muito volumoso, tenho duas caixas, um para electrodomésticos grandes (tipo o frigorífico, fogão...) e outra para coisas pequenas (máquina fotográfica, chaleira...).

Naturalmente, cada pessoa terá as suas necessidades/separadores, mas com um sistema assim, rapidamente actualiza a informação e, mais importante ainda, acede rapidamente à informação que necessita, quando dela necessita.