Mês novo, agenda nova e como sou péssima a desenhar, eu uso restos de revistas, que são excelentes decorações para agendas.

O semi-círculo é, na realidade, um círculo que aproveitei para sobrar em torno da página e assim funciona como separador mensal.

E claro, a minha folha de registos de despesas diárias, por rubrica.

Como já fui referindo, eu sou utilizadora do sistema de organização/produtividade conhecido como Bullet Journal (https://bulletjournal.com), que na prática se traduz numa agenda sem dias pré-marcados que permite utilizar um qualquer caderno, e transformá-lo numa agenda que também é planificador, que também é registo de notas e até, se desejarmos, um registo de memórias e reflexões.

É essa versatilidade que faz com que tantas pessoas o adaptem às suas necessidades com bastante criatividade e até laivos de genialidade.

O método Alastair (criado por Alastair Johnston) surgiu como uma solução elegante para resolver a necessidade de registar, de forma intuitiva, os eventos/tarefas futuras.

Porém, eu tinha outra necessidade, que era planificar de forma mais simples e visual as tarefas semanais, de modo a distribuí-las equilibradamente, certificar-me que alguma era concluída num dia em concreto, ou simplesmente ter um lembrete visual para não sobrecarregar alguns dias.

Ultimamente, em teletrabalho, tem servido para organizar as tarefas profissionais.

Numa página, listo tudo o que tenho de fazer, grande ou pequeno: projectos em que estou a trabalhar ou tarefas em concreto.

Não precisa de ser particularmente organizado, mas precisa de sair da minha cabeça para o papel. Tudo que tenho receio de me vir esquecer, vai para o papel.

Depois, vou alocando as tarefas aos dias e/ou registando os dias em que trabalho em algo. Fico com algo deste género:

Se mudar de ideias quanto ao dia em que vou fazer uma tarefa, simplesmente coloco uma seta, que significa que "transportei" a tarefa para outro dia.

Neste momento, estou apenas a registar antecipadamente com uma cruz as tarefas com dia obrigatório. Depois vou assinalando os dias em que trabalho em determinada tarefa/projecto, que não têm prazo.

Se concluir determinada tarefa/projecto, simplesmente corto com um risco os restantes dias.

Outra estratégia, que de vez em quando utilizo, é com bolinhas em vez de cruzes. Assinalo com bolas o que são os planos e em cima de cada, posso colocar um visto (se fiz) ou uma cruz (se não fiz).

Em suma, só precisam de uma folha qualquer e uma caneta. A simplicidade e flexibilidade do método permitem adequar às nossas preferências e necessidades de cada momento.

E permite-se a tudo. Pode ser uma lista profissional, uma lista de refeições a preparar com os ingredientes do congelador, uma lista de limpeza, uma lista de familiares e amigo a quem querem ir ligando pontualmente.

Pode ser para 2, 7 ou 15 dias... ou aqueles que desejarem e conseguirem encaixar na folha. Pode ser uma lista para meses, em vez de dias... para se lembrarem de despesas anuais, aniversários ou a inspecção do automóvel. 

Seja o que for para vós, espero que vos seja útil.

É estranho abrir um mês sem consultas, marcações. Mas aqui estamos, um mês de isolamento social, se tivermos a sorte de poder estar em casa, protegidas/os.

Como sempre, a minha agenda é feita de recortes de revistas e jornais que vou guardando. A imagem que escolhi para hoje pareceu-me a indicada.

Uma janela fechada e o mundo do lado de fora. Deveras poético, não é?

Quando a escolhi, era simplesmente uma imagem bonita. Continua a ser e por isso colei-a na minha agenda, como uma espécie de separador entre os meses.

Fiquem bem!

Há dias ouvia a Laura Vanderkam, uma conhecida autora sobre gestão de tempo, sobre como organizar um fim-de-semana de forma a maximizar o seu impacto como tempo de lazer e descanso e minimizar o tempo de afazeres.

Ela sugere partir o fim-de-semana em blocos (aqueles que façam sentido no nosso estilo de vida). No meu caso seria:

• sexta-feira à noite,
• sábado durante o dia,
• sábado à noite,
• domingo de manhã,
• domingo de tarde e
• domingo à noite.

As minhas manhãs e tardes de sábado funcionam como um bloco porque passo o dia a fazer limpezas em duas casas.

Depois, deveríamos alocar diferentes tipos de actividades aos diferentes blocos, sugerindo uma distribuição que introduza um balanço entre descanso, socialização (reunião com amigos ou família), exercício (uma caminhada), espiritualidade (não tem de ser religião, pode ser voluntariado, meditação, uma caminhada solidária, ler algo inspirador) e responsabilidades. Mais, que não teria de ser assim para todos os fins-de-semana, mas deveríamos esforçarmos para tratar os nossos fins-de-semana como especiais. 

A autora alerta (e eu enfiei a carapuça) que é muito importante alocar um bloco de tempo específico para os afazeres (como as limpezas) sob pena de poder contaminar todo o fim-de-semana: andamos a fazer pequenas coisas durante o fim-de-semana, de forma pouco eficiente e a sentirmo-nos culpadas por não fazer/terminar.

Ao tratar pelo menos um dos blocos como especial, introduzimos um factor diferenciador, uma memória e diluimos a sensação de tempo que passa sem eventos, sem acrescentar nada à nossas vidas.

A propósito das minhas agendas DIY, surgiu uma conversa de bastidores sobre o mercado das agendas e o quanto algumas pessoas gastam com elas. 

Os argumentos são vários em que um se destaca: uma agenda que gostamos irá motivar-nos a utilizá-la e daí colher os benefícios. 

E se por um lado há alguma verdade nesse argumento, outra se esconde: na maioria das vezes, essa é simplesmente a desculpa que dizemos a nós próprias/os para gastar. Pensem no último objecto que está encostado, sem uso, lá em casa e aposto que se recordam do que utilizaram como justificação para o comprar. 

Não existe nada de maravilhoso numa agenda de €30 que não consigam fazer numa de €5 ou num caderno de €3. 

A não ser que tenham forma de aumentar os vossos rendimentos, só conseguem poupar mais se cortarem nas despesas.

Nada como um mapa do nosso tempo, devidamente desmontado, para acabar com o mito eu não tive tempo. 

Pelas minhas contas, passei 6 horas na internet, entre blogs e deambulações, além de 1 hora a ler no computador.

Há muitos e muitos anos, li um livro sobre gestão do tempo (cujo título esqueci, assim como quem o escreveu) que nos dizia que para qualquer progresso nessa área, devemos começar por fazer um mapa do tempo durante... hmmm... Não me recordo, mas se tivesse de adivinhar, uma semana parece-me adequado. 

Recordo-me que já nessa altura recorri à barra de Bill Westerman:

Já em 2014 eu aderi ao seu Getting Sh-t Done:

1º

Criar uma master list de tudo que tem de fazer (sem organização, apenas um despejar para a página de tudo que venha à cabeça) seja pessoal ou trabalho. 

2º

Criar uma lista diária com itens a fazer nesse dia. 

Novamente, escrever tudo o que vier à mente, sem organização, seja pessoal ou trabalho. Acrescentar tarefas não concluídas em dias anteriores e algo da master list que possa ser feito nesse dia. 

3º

Prioridades

A partir da lista diária, escolher 3 ou 4 tarefas que sejam prioritárias (assinalar com um ponto na checkbox ou uma estrela ou algo do género). 

Começar pelas prioridades e ir marcando itens concluídos. Quando estes terminarem, repetir a escolha de mais 3 ou 4 tarefas prioritárias e assim, sucessivamente.

Como o próprio afirma, por vezes é preciso fazer refazer o processo, até porque há coisas que não sobrevivem ao teste do tempo, que é o mesmo que dizer que não justificam o investimento do nosso tempo. 

Há inúmeros tutoriais sobre como construir este tipo de agendas e com inúmeros materiais: pele, plástico, eva, tecido, cartão...

Já usei uma em tecido com interior em feltro grosso, mas senti que era muito grande para andar na carteira. Como estou a experimentar um novo tamanho, decidi usar um bocado de plástico grosso que andava cá por casa.

Acabou por não ser a melhor escolha porque é demasiado grosso e não sobra bem. Mas é testando que se chega ao ideal.

Optei por um plástico semi opaco que deixa visível a decoração do caderno. Com um elástico preto, ficou muito sóbrio.

O importante é começar por decidir quandos cadernos vai ter a agenda, porque a profundidade também conta.

Dobrei o plástico sobre os 4 cadernos, dando forma à agenda e marcando onde queria cortar. Deixei um pouco a mais porque o material permite cortar o excesso, mas não o contrário.

Um lápis, uma régua e voilá: 22 cm x 15,2 cm.

Marquei o centro e os pontos de furo para os elásticos, como se vê na imagem. Estão mais ou menos a 1 cm da margem e de cada um.

Furei os pontos com o bico de uma tesoura, com cuidado, para não furar demais e rasgar o plástico. Também aprendi isso depois de errar na primeira tentativa.

Usei este vídeo para enfiar os elásticos, que dependem do nº de cadernos que querem utilizar. Não se preocupem, há imensos vídeos com instruções para diferentes números e até truques para aumentar sem novos elásticos na agenda.

É importante que os elásticos fiquem com bastante tensão. Aliás, se o material da agenda for mole, é suposto ceder ao elástico.

Finalmente, colocam cada um dos cadernos nos elásticos.

Simples, mas eficiente.

Há mais de 10 anos que faço as minhas agendas, testando vários sistemas.

Aliás, se procurarem no blog a palavra agenda, encontrarão diferentes versões e saberão que evoluí de costumizar páginas, ao sistema bullet journal e finalmente a para a utilização de múltiplos cadernos, numa agenda tipo traveler´s notebook. 

Esta agenda, fechada, tem cerca de 15 x 11 cm. Perfeita para andar na carteira.

Os cadernos têm 9 x 14 cm e foram comprados no Continente por €1.50 cada par. Para mim, gastar dinheiro em cadernos "de marca", está fora de questão.

A estrutura da minha agenda pouco mudou da que apresentei em 2014, mas passar para múltiplos cadernos permitiu-me utilizar uma agenda menor e separar o efémero do permanente. 

Dia-a-dia

Agenda mensal, Tarefas, Objectivos, Despesas, Agenda semanal, Agenda diária, Listas, Brainstorming. No fundo, o que já faço desde 2014.

Este é o caderno que mais rapidamente gasto, mas também é o que menos necessitarei de consultar no futuro, porque a informação é efémera - dificilmente irei precisar da lista de compras de Janeiro de 2018.

Trabalho

Contactos, Lista de Tarefas, Projectos, Notas, Referências.

Tenho um caderno separado para o trabalho, o que me permite aceder mais rapidamente à informação. Aliás, quando tenho reunião, posso simplesmente tirar o caderno da agenda e levar apenas esse.

Este caderno é muito importante para mim, porque me permite dar resposta rápida a algumas solicitações, quando estou no exterior (que geralmente significa consultas com a minha mãe).

Literatura

A minha paixão pelos livros tem direito a caderno próprio onde faço listas de livros que quero ler, ordem de leitura de determinada série, listas de livros do PNL por ano (=por sobrinha), entre outras anotações diversas.

Sei que pode parecer excessivo tê-lo sempre comigo, mas em tempos de lazer, gosto de rever, gosto de o levar para a biblioteca. 

Referências

Este caderno visa guardar informação perpétua. Noutras agendas, chegado o fim do ano, tinha de transferir de uma agenda para outra coisas como: contactos, aniversários, etc. Separando a informação, posso somente mudar o caderno do dia-a-dia e continuo com a informação de referência noutro caderno.

Este caderno está dividido em dois:

1ª parte

Contactos, moradas, aniversários, informações para compras (refª do saco do aspirador, refª dos tinteiros

2ª parte

Saúde da mãe: números diversos (processo médico, utente, etc...), medicação, nomes e contactos de médicos e hospitais, notas diversas, listas e datas de exames, datas de eventos.

Uma das vossas resoluções para 2018 é organização? Ainda andam a pensar numa agenda para organizar os eventos, recado, a vida? Deixo-vos aqui a minha sugestão: uma agenda solidária LINDÍSSIMA. 

Solidariamente irão ajudar a jornalista da TVI Alexandra Borges que, depois de fazer uma reportagem no Gana, em que denunciava escravatura infantil, passou a resgatar crianças e a ser uma voz activa, na denúncia desta situação.