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Via Rede de Bibliotecas Escolares

Caderno 1 - 1º Ciclo

Caderno 2 - 2º Ciclo

O terceiro projecto da revisão das minhas finanças pessoais consiste em rever o meu sistema de registo de despesas.

Foram precisos anos, mas finalmente estou a registar todas as despesas. Mais uma vez, porque adoptei o papel. Na minha agenda tenho duas páginas dedicadas, para cada mês, em que registo todas as despesas:

 Porém, estou a pensar simplificar um pouco, deixando de registar, nessas páginas, dois tipos de despesas: supermercado (porque tenho sempre talões + registo no ficheiro online) e restauração (porque tenho o porta moedas com um orçamento delimitado - basta-me indicar a saída para esse porta-moedas). 
Essas despesas são apenas registadas como total semanal ou mensal.

Mas há tantos os métodos que seria impossível exemplificar tudo.

Mas na versão papel, encontrei uma ideia muito interessante de fazer o registo, em que fazemos uma auto-avaliação do gasto: necessário, meramente útil, fútil... Imagino que cada um faria a sua classificação. Eu utilizaria as cores do semáforo.

A ideia é da http://littlestudyspot.tumblr.com:

Registar as despesas mostrou-me como gastava o meu dinheiro - bem e mal - e onde poderia poupar. Ao registar, acabo por fazer uma avaliação e ponderação do que gasto. É um momento de reflexão e excelente para controlar as despesas impulsivas.

Para ajudar à tarefa de avaliar a situação das vossas finanças pessoais, têm o SIMULADOR DO ORÇAMENTO FAMILIAR, que faz parte do portal “Todos contam”, gerido pelo Banco de Portugal, a Comissão do Mercado de Valores Mobiliários e o Instituto de Seguros de Portugal. 

O simulador é bastante intuitivo e tem a vantagem de podermos colocar as despesas mensais, anuais ou outras, deixando para a aplicação o trabalho de fazer os cálculos. É uma pena que não tenham ido mais longe.

Depois, é altura de começar a pensar que querem um orçamento anual, mensal, despesa a despesa... As escolhas são inúmeras. 

Começo por um alerta: eu ainda não tive a oportunidade de testar todos os ficheiros e todos os programas. Por isso, procedam com a cautela que deverá ser habitual na utilização da internet e na instalação de programas informáticos no vosso computador.

Encontrei uma lista bastante completa no blog Budgets are Sexy.

No que respeita a folhas de cálculo, para mim, o mais simples é o vencedor, com registo de despesas e com balanço: My Money Blog: Spreadsheet #2 (excel – by Neil Rothma). Todavia, se tiverem rendimentos variáveis, este ficheiro não é uma opção (só permite inserir um valor que é assumido como mensal).

Folhas de cálculo

Para mim, o mais simples é mesmo optar por uma folha de cálculo (Libre Office Cal, Excel ou Google). Vejo-a como a ferramenta que é mais flexível para utilizar em diferentes programas e com maior continuidade no tempo.

Mais, agora com as opções de alojamento em ambiente cloud, até pode ser actualizada no telemóvel com a vantagem adicional de até o poderem fazer offline.

Por exemplo, imaginem que utilizam uma solução Google. No Drive criam/actualizam o vosso orçamento. documentos. Depois, podem aceder a estes a partir do smartphone para ir registando pontualmente as despesas.

Se preferirem um ficheiro excel, encontram um gratuito em https://templates.office.com, chamado Calculadora de despesas pessoais.

Para soluções Google, têm várias folhas de cálculo no endereço https://drive.google.com/templates (eu cliquei em "finanças pessoais" e ordenar por "a maioria dos utilizadores". A folha de cálculo com mais utilizadores é um orçamento anual, facilmente editável e até com um menu bastante rico.

Utilizadores com um bocadinho de conhecimento, facilmente criam uma segunda folha onde podem ir lançando as despesas, nas diferentes categorias, alimentando assim a página anual.

Eu utilizo LibreOffice Calc e não tenho qualquer problema em utilizar as folhas excel indicadas.  Ainda não encontrei uma página com bons templates Calc, nesta área.

Ainda assim, sugiro que espreitem a folha de cálculo Orçamento Pessoal resolvido no blog http://livre.fornece.info, até porque tem a vantagem de estar em português.

Programas

A wikipédia tem uma página com programas de gestão de finanças pessoais, categorizados por grátis/pagos e com comparação de características de cada programa.

Depois de escolher os gratuitos com enfoque em despesas pessoais, ficamos com uma lista curta mas com bastantes opções já que são programas que funcionam em Windows, Mac ou Linux:

GnuCash - Já o instalei e estou na fase de testes. Parece-me bastante completo, mas não particularmente intuitivo. 

HomeBank

KMyMoney  - Já o instalei... mais ou menos. Dá um erro que terei de corrigir. Se algum/a de vós souber o que tenho de fazer, agradeço desde já a dica.

Outro sugerido em algumas páginas: http://www.moneymanagerex.org

APLICAÇÕES PARA TELEMÓVEIS

No que respeita a aplicações para telemóveis, fico a aguardar as vossas experiências pois não é nada que eu domine. Mas desde já deixo um link com sugestões e indicação de quais são completamente gratuitos: http://lifehacker.com.

As aplicações que mais vezes vejo referenciadas em artigos são (sem nenhuma ordem especial):

Smart budget [versão grátis + versão paga]

Spending tracker [versão grátis]

Toshl [versão grátis + versão paga]

Monefy [versão grátis + versão paga] (ler artigo no SapoTek)

No que respeita a versões gratuitas, convém ver se não são as versões com menos funcionalidades de outras pagas. Nesse caso, tentem avaliar se as limitações são importantes para vós.

Claro que também é possível separar as coisas e ir registando as despesas diárias numa app mais simples, no telemóvel e depois transpor os totais mensais de cada categoria para o programa ou folha de cálculo com o orçamento. Neste momento, quero testar alguns programas, mas para o registo diário continuo a preferir o papel.

Em suma, utilizem aquilo que melhor funcione convosco e não tenham receio de experimentar, mudar, ajustar.

Para quem deseja registar o seu orçamento familiar em suporte digital, não faltam opções diversas e todas gratuitas. Se pagam, sugiro que comecem a explorar as opções gratuitas e eliminem essa despesa do vosso orçamento. 

Uma das coisas que me têm feito resistir ao registo digital é que inevitavelmente as aplicações ou programas têm sempre aspectos negativos que me fazem optar por algo que eu controle completamente.

Neste momento, depois de ter EFECTIVAMENTE criado o hábito de registar pontualmente as despesas (menos os esquecimentos, estou motivada para passar para o digital.

Coisas a que estou atenta quando escolho a vossa aplicação ou programa:

1. A segurança é um aspecto importante

Há aplicações/programas que não são seguros ou fidedignos. Qualquer pessoa pode fazer um upload de uma app por isso convém verificar se já foi feito o download por um bom número de pessoas, que críticas foram feitas, etc. Em regra, em prefiro aplicações/programas mais desenvolvidos e que vão aparecendo em páginas de tecnologia (exemplo). Uma pesquisa no Google é sempre o meu primeiro passo.

Uma das coisas que NUNCA faço é dar informação pessoal (por exemplo números de contas bancárias) e há várias aplicações/programas que fazem/desejam fazer ligação directa às vossas contas e cartões de crédito.

2. Menos é mais

Há aplicações/programas com tantas luzes e assobios que se tornam muito pouco práticos. É importante perceber o foco: é mais para gerir contas bancárias ou investimentos ou despesas pessoais?

Uma das coisas que procuro é precisamente se o foco é a gestão de despesas pessoais e se funciona num sistema de balanço: saldo com receitas a entrar e despesas a sair. Mais, procuro programas que me permitam classificar diferentes despesas, de preferência podendo eu editar essas classificações, em vez de utilizar as pré-definidas.

Claro que, se a ferramenta tem a possibilidade de gerar múltiplas contas e sub-contas para criar os meus envelopes e poupanças, isso será um bom bónus. Outro extra que procuro é a possibilidade de estabelecer um orçamento para cada categoria de despesa, de forma a identificar de imediato o que estou a gastar a mais.

3. Comunicação entre ferramentas e controlo sobre os dados

Para mim, o ideal é uma ferramenta que tenha um programa ou página web, mas que possa ser actualizado com a aplicação no telemóvel. 

Mais, quero algo que possa exportar os dados, num formato que possa ser lido por outras aplicações/programas para além daquela.  De preferência, para uma folha de cálculo.

A minha perspectiva é que as opções de código aberto ou mais simples acabam por ser as melhores porque não tentam prender-nos a um formato proprietário.

4. Tempo de vida da aplicação/programa

Já vi aplicações/programas desaparecerem. É verdade que antes de isso acontecer, oferecem a exportação dos dados, mas se esses não conseguem ser lidos por outros programas, acabam por perder a informação.

Assim, procuro algo que tenha um bom prazo de validade. Claro que, como em tudo na vida, não há garantias. Daí que, novamente, as opções de código aberto ou mais simples (como por exemplo as folhas de cálculo) acabam por ser as melhores porque geralmente estão construídas em linguagem mais perpétua que facilmente permitirá uma continuidade e/ou actualização.

Próximo post, a lista das listas de programas, aplicações e folhas de cálculo para gestão das finanças pessoais. Tudo grátis.

Esta semana estive a mudar de sistema operativo e tudo se atrasou. O meu objectivo era, nesta revisão das minhas finanças pessoais, analisar os meus rendimentos e despesas, mas ainda não terminei.

Quando decidi assumir um percurso de maior responsabilidade, almejando uma vida livre de ansiedade financeira, este foi precisamente o primeiro passo. Coloquei os rendimentos e as despesas numa simples folha excel e os resultados foram francamente assustadores: as minhas despesas correntes eram superiores aos meus rendimentos.

No fundo é rever estes pontos: património, rendimentos, dívidas, despesas, a situação financeira.

Para mim, foi uma tarefa extenuante e geradora de grande ansiedade e durante algum tempo, adiei a análise da minha situação financeira.

Uma das coisas que esta tarefa me obrigou a fazer foi imputar mensalmente os valores dos pagamentos anuais, o que alterou por completo a visão que eu tinha do meu orçamento. É que uma coisa é dizer que gasto 50 euros mensais com o carro por causa da gasolina, outra coisa é somar-lhe a média mensal de reparações, seguro e imposto de circulação.

Nisso, os envelopes têm sido uma ajuda preciosa. Eu já não sinto que vivo de salário a salário porque me aparecem contas extras num determinado mês que "comem" o salário. Isso acontece porque deixei de as considerar como extras. Garanto-vos que isso me trouxe uma considerável paz financeira.

Próximo post: alguns recursos para registar despesas/receitas.

Todavia, não precisam de nada mais que uma folha de papel, um lápis e uma calculadora.

Decidi dar um salto no plano e passar directamente para o 12º Organizar documentos e passwords. O prazo para submeter a declaração de IRS está para breve e como tal é o que faz mais sentido. 

Antes de mais, recordo que têm até 15 de Feveiro para validar as facturas, no portal E-factura, embora depois seja possível declarar algumas despesas no regime transitório. 

Assim, porque não tenho despesas a submeter no regime transitório e tenho tudo validado no portal E-factura, não precisei de guardar esses comprovativos de despesa, com algumas excepções.

Todos os documentos de despesa de 2015, que preciso guardar (desde pagamentos da electricidade até recibos de farmácia), limito-me a guardar num envelope A4 em que escrevo, simplesmente 2015.

Uma das coisas que costumo fazer é, quando recebo alguma declaração anual de pagamentos que fiz nesse ano, verifico os valores e se tudo estiver correcto, deito fora os recibos mensais.  

Na verdade, este ano, diminuí tanto os meus recibos que pude juntar 2014 com 2015.

Assim, fico com a minha capa de elásticos vazia para ir juntando os recibos de 2016. O meu sistema de arquivo é bastante simples. 

O que não vai para os envelopes são documentos que caibam nos conteúdos das minhas capas de arquivo permanente, por exemplo:

- comprovativos de despesas com o carro (desde docs. do seguro, reparações, Via Verde...) que guardo na capa de argolas, num separador próprio;

- despesas com a casa que estão numa capa com recibos de reparações, referências de tintas, etc...

- recibos de electrónica ou electrodomésticos que são juntos aos respectivos manuais e que têm uma caixa própria; assim nunca tenho de me preocupar em descobrir em que ano comprei algo que se avariou;

- declarações relacionadas com benefícios do seguro de acidentes pessoais que guardo na capa de argolas, num separador próprio.

Em suma, o meu arquivo permanente consiste em:

1 - Capa de argolas com separadores

 - cédula pessoal + fotos tipo passe (que actualmente não são precisas em lado nenhum)

- separador com fotocópias dos meus documentos principais (em especial os que andam comigo na carteira; em caso de perda, pode ser útil), número de eleitora, passwords das finanças, segurança social e cartão do cidadão

- separador com documentos do carro (título de propriedade, seguro, reparações, via verde, etc.)

- separador com benefícios de associações de que sou membro

- separador das finanças (declarações de actividade, notas de liquidação)

- separador das contribuições para reforma (inclui resumos da situação contributiva mais antigos, algo que vos recomendo para que no futuro não vos faltem contribuições)

- passwords relacionadas com a minha situação profissional

2 - Capa "casa"

Capa de elásticos com com recibos de reparações que efectuei, referências de tintas, etc...

3 - Capas manuais + recibos

Contém recibos de electrónica ou electrodomésticos (para garantia) e respectivos manuais. Até tenho alguns cabos. Como é muito volumoso, tenho duas caixas, um para electrodomésticos grandes (tipo o frigorífico, fogão...) e outra para coisas pequenas (máquina fotográfica, chaleira...).

Naturalmente, cada pessoa terá as suas necessidades/separadores, mas com um sistema assim, rapidamente actualiza a informação e, mais importante ainda, acede rapidamente à informação que necessita, quando dela necessita.