Neste momento, quem não investir em se familiarizar com as ferramentas de IA associadas a aplicações do tipo Office, corre o risco de "ficar para trás".

O futuro já chegou. 

Estou numa segunda fase de teletrabalho e isso significa que a procrastinação se está a instalar.

Na verdade a falta de produtividade também é provocada pelas circunstâncias: há vários serviços com quem trabalho, que estão a funcionar mais lentamente e a adiar tarefas não urgentes.

Infelizmente, a motivação e concentração para fazer deep work falta, especialmente porque passo grande parte do dia com a minha mãe, sempre com o televisor ligado no fundo.

Mas como a motivação não é condição para o trabalho, estou a planificar os meus dias por temas e quando não tenho trabalho, dedico-me a ouvir conferências online ou a ler sobre esse tema. Em suma, a fazer o trabalho que nunca tinha tempo para fazer antes.

Há algumas pequenas estratégias que estou a utilizar:

1.

No final da semana, faço um apanhado das tarefas/projectos e faço uma súmula para enviar ao meu superior hierárquico.

2.

Criei uma subpasta na minha caixa de correio, denominada "processado".

Especialmente no teletrabalho, as mensagens de email ou são coisas que tenho de tratar ou arquivar:

- pasta de entrada (inbox): o que tenho de fazer ou aguardo que alguém dê seguimento;

- sub pasta "processado": o que está tratado.

Assim, apenas ficam visíveis as tarefas a tratar. Porém, a qualquer momento, tenho todos os restantes emails na pasta de "processado", para aceder, caso necessário.

Basta arrastar as mensagens de uma divisória para outra.

Paralelamente, alguns eventos online para desenvolvimento pessoal e para dar alguma estrutura aos dias.

20 Novembro, 18h00

Notion Office Hours: Mindful Workflows (Crowdcast)

20 Novembro, 22h00

The Science of Motivation - Scott Young (YouTube)

Mas não esquecendo o lazer:

21 de Novembro, 21H00

Lembra-te ainda há quanto tempo andas a adiar para mais tarde e quantas vezes os deuses te concederam prorrogadas de que não aproveitas.

...

Se não aproveitais este momento para ganhares serenidade, o momento passará, tu irás com ele e não terás outra oportunidade.

 

Esforça-te a cada momento abrir, (...) por fazer o que tens entre mãos com gravidade e exatidão sinceras, com amor, independência e justiça e procura libertar-te de todas as outras preocupações. Consegui-lo-ás se realizares cada ação da tua vida como se fosse a última, pondo de parte toda a leviandade, toda a repugnância passional ao império da razão, a falsidade, o egoísmo, a revolta contra o destino.

 

 

Achei que esta imagem (que recortei de uma revista) era bem indicadora dos meus níveis de produtividade neste mês.

Por outro lado... tenho poupado!

Geralmente uma página não é suficiente para todas as despesas do mês.  : )

Como já fui referindo, eu sou utilizadora do sistema de organização/produtividade conhecido como Bullet Journal (https://bulletjournal.com), que na prática se traduz numa agenda sem dias pré-marcados que permite utilizar um qualquer caderno, e transformá-lo numa agenda que também é planificador, que também é registo de notas e até, se desejarmos, um registo de memórias e reflexões.

É essa versatilidade que faz com que tantas pessoas o adaptem às suas necessidades com bastante criatividade e até laivos de genialidade.

O método Alastair (criado por Alastair Johnston) surgiu como uma solução elegante para resolver a necessidade de registar, de forma intuitiva, os eventos/tarefas futuras.

Porém, eu tinha outra necessidade, que era planificar de forma mais simples e visual as tarefas semanais, de modo a distribuí-las equilibradamente, certificar-me que alguma era concluída num dia em concreto, ou simplesmente ter um lembrete visual para não sobrecarregar alguns dias.

Ultimamente, em teletrabalho, tem servido para organizar as tarefas profissionais.

Numa página, listo tudo o que tenho de fazer, grande ou pequeno: projectos em que estou a trabalhar ou tarefas em concreto.

Não precisa de ser particularmente organizado, mas precisa de sair da minha cabeça para o papel. Tudo que tenho receio de me vir esquecer, vai para o papel.

Depois, vou alocando as tarefas aos dias e/ou registando os dias em que trabalho em algo. Fico com algo deste género:

Se mudar de ideias quanto ao dia em que vou fazer uma tarefa, simplesmente coloco uma seta, que significa que "transportei" a tarefa para outro dia.

Neste momento, estou apenas a registar antecipadamente com uma cruz as tarefas com dia obrigatório. Depois vou assinalando os dias em que trabalho em determinada tarefa/projecto, que não têm prazo.

Se concluir determinada tarefa/projecto, simplesmente corto com um risco os restantes dias.

Outra estratégia, que de vez em quando utilizo, é com bolinhas em vez de cruzes. Assinalo com bolas o que são os planos e em cima de cada, posso colocar um visto (se fiz) ou uma cruz (se não fiz).

Em suma, só precisam de uma folha qualquer e uma caneta. A simplicidade e flexibilidade do método permitem adequar às nossas preferências e necessidades de cada momento.

E permite-se a tudo. Pode ser uma lista profissional, uma lista de refeições a preparar com os ingredientes do congelador, uma lista de limpeza, uma lista de familiares e amigo a quem querem ir ligando pontualmente.

Pode ser para 2, 7 ou 15 dias... ou aqueles que desejarem e conseguirem encaixar na folha. Pode ser uma lista para meses, em vez de dias... para se lembrarem de despesas anuais, aniversários ou a inspecção do automóvel. 

Seja o que for para vós, espero que vos seja útil.

Há dias ouvia um podcast com uma entrevista a Justin Kerr, um autor de livros sobre liderança e produtividade no local de trabalho, do qual eu nunca tinha ouvido falar ou lido qualquer obra (fica a advertência).

Uma nota muito interessante é que o passatempo dele é ser apicultor.

Durante a entrevista ele fez uma defesa convincente de uma maior e melhor comunicação no local de trabalho.

Eu sempre trabalhei num pressuposto contrário, considerando-me uma barreira entre o meu superior e as tarefas, só comunicando com ele quando terminava a tarefa ou precisava de uma qualquer autorização.

Quanto menos lhe levasse, melhor era o meu trabalho. O meu objectivo é que ele nunca tivesse de lidar com o que passava por mim (mais eficiência = menos comunicação).

Mas Justin Kerr tem uma perspectiva oposta, mas muito convincente:

- comunicar mais, através de actualizações do estado das tarefas, acalma ansiedades (por exemplo, informar que estão no bom caminho para terminar algo dentro do prazo estabelecido);

- ao antecipar informações, evitam questões como "como está a correr?", que na verdade é um sinal de que a outra pessoa tem receio do decorrer dos trabalhos e que acha que poderão não terminar a tempo;

- implicitamente, a questão de um superior sobre o decurso dos trabalhos, acarreta uma perda de crédito porque também pode ser código para "se eu não te tivesse perguntado, tu não fazias";

- comunicar mais, através de actualizações, dá mais visibilidade ao vosso trabalho.

Para ser melhor no local de trabalho, o autor sugere mesmo que se duplique a comunicação com todos os co-trabalhadores (não apenas os superiores hierárquicos).

Eu fiquei tão impressionada com a entrevista que decidi implementar o sugerido, mas apenas com o meu superior. 

Como ele ia estar fora algum tempo, em vez de o "apanhar" no gabinete para tratar dos pendentes, antecipei-me escrevendo um email com diversos tópicos pendentes, em que eu estava a trabalhar e que precisava de discutir com ele, pedindo-lhe um tempo livre para o efeito.

Não foi um email longo, apenas uma lista de tópicos para discutirmos.

Curiosamente, digo-vos já que houve um problema: eu fiquei à espera que ele me chamasse e ele ficou à espera que eu aparecesse.

Um problema que teria sido evitado se eu tivesse comunicado mais, dizendo que aguardava que ele me chamasse, quando ele estivesse livre (até porque, esta falha de comunicação já aconteceu antes).

Querem saber a melhor?

Depois de ter abandonado um projecto importante, há apenas um mês, por motivos familiares, ele (nessa mesma reunião) ofereceu-me um bónus (não monetário) para me agradecer o meu trabalho e porque não me podia pagar mais (é verdade, não pode, eu sei porque sou eu que faço as contas).

Eu não pude aceitar, mas juro-vos que a oferta, no momento em que foi feita, foi o melhor presente que poderia ter recebido.

Ele não sabe, mas a partir de agora vai receber mais emails da minha parte.

Com um pouco de auto-censura e o facto de ser dia de trabalho, claramente estive melhor.  

Ainda consegui terminar um remendo de costura e entregar o casaco ao seu dono.

Nada como um mapa do nosso tempo, devidamente desmontado, para acabar com o mito eu não tive tempo. 

Pelas minhas contas, passei 6 horas na internet, entre blogs e deambulações, além de 1 hora a ler no computador.

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

Escrever à mão realça a forma como nos envolvemos com a informação, fortalecendo nosso pensamento associativo. 

The Bullet Journal Method - Ryder Carroll

Cada um utilizará o método que melhor funciona consigo. Eu, há muito descobri que escrever à mão é como melhor me organizo e é por isso que uso agenda de papel, um caderno reutilizável e muitos rascunhos. 

Hoje tive um excelente exemplo de como as minhas ideias se organizam melhor no papel. Passei uma boa parte da manhã a pensar que tinha de ir comprar um medicamento para mim (urgente) e ir ao banco depositar cheques.

Passei a hora de almoço irritada por não poder sair para isso, fazendo com que tivesse de passar no centro comercial - estacionar, subir pisos,... -, depois do trabalho, onde tinha a máquina de depósitos e uma farmácia. 

Comecei a colocar todas as minhas tarefas pendentes no papel e percebi que tinha uma terceira tarefa: levantar medicamentos da minha mãe (não urgente). E fez-se luz porque perto dessa farmácia também há uma máquina onde posso fazer depósitos.

Simples e óbvio, não é? Mas a verdade é que, só depois de ver todas as tarefas no papel, é que consegui agregá-las em grupos e planear deslocações alternativas e mais eficientes.

E por falar em Gmail, já foram espreitar a nova versão?

Gosto, em especial de algumas das novidades:

- acesso imediato a acções, como o eliminar ou arquivar;

- barra de acesso ao google calendar, tasks e keep (o que eu utilizo).