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Diário das minhas finanças pessoais

Isto é mesmo um diário, mas também um bloco de notas e talvez um caderno de ideias (umas melhores que outras)

Diário das minhas finanças pessoais

Isto é mesmo um diário, mas também um bloco de notas e talvez um caderno de ideias (umas melhores que outras)

Planificação de tarefas - O método Alastair (alastairjohnston.com)

Descontos, 01.04.20

Como já fui referindo, eu sou utilizadora do sistema de organização/produtividade conhecido como Bullet Journal (https://bulletjournal.com), que na prática se traduz numa agenda sem dias pré-marcados que permite utilizar um qualquer caderno, e transformá-lo numa agenda que também é planificador, que também é registo de notas e até, se desejarmos, um registo de memórias e reflexões.

 

É essa versatilidade que faz com que tantas pessoas o adaptem às suas necessidades com bastante criatividade e até laivos de genialidade.

 

O método Alastair (criado por Alastair Johnston) surgiu como uma solução elegante para resolver a necessidade de registar, de forma intuitiva, os eventos/tarefas futuras.

 

Porém, eu tinha outra necessidade, que era planificar de forma mais simples e visual as tarefas semanais, de modo a distribuí-las equilibradamente, certificar-me que alguma era concluída num dia em concreto, ou simplesmente ter um lembrete visual para não sobrecarregar alguns dias.

 


Ultimamente, em teletrabalho, tem servido para organizar as tarefas profissionais.

Numa página, listo tudo o que tenho de fazer, grande ou pequeno: projectos em que estou a trabalhar ou tarefas em concreto.

Não precisa de ser particularmente organizado, mas precisa de sair da minha cabeça para o papel. Tudo que tenho receio de me vir esquecer, vai para o papel.

 

Depois, vou alocando as tarefas aos dias e/ou registando os dias em que trabalho em algo. Fico com algo deste género:

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Se mudar de ideias quanto ao dia em que vou fazer uma tarefa, simplesmente coloco uma seta, que significa que "transportei" a tarefa para outro dia.

 

Neste momento, estou apenas a registar antecipadamente com uma cruz as tarefas com dia obrigatório. Depois vou assinalando os dias em que trabalho em determinada tarefa/projecto, que não têm prazo.

 

Se concluir determinada tarefa/projecto, simplesmente corto com um risco os restantes dias.

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Outra estratégia, que de vez em quando utilizo, é com bolinhas em vez de cruzes. Assinalo com bolas o que são os planos e em cima de cada, posso colocar um visto (se fiz) ou uma cruz (se não fiz).

 

Em suma, só precisam de uma folha qualquer e uma caneta. A simplicidade e flexibilidade do método permitem adequar às nossas preferências e necessidades de cada momento.

 

E permite-se a tudo. Pode ser uma lista profissional, uma lista de refeições a preparar com os ingredientes do congelador, uma lista de limpeza, uma lista de familiares e amigo a quem querem ir ligando pontualmente.

 

Pode ser para 2, 7 ou 15 dias... ou aqueles que desejarem e conseguirem encaixar na folha. Pode ser uma lista para meses, em vez de dias... para se lembrarem de despesas anuais, aniversários ou a inspecção do automóvel. 

 

Seja o que for para vós, espero que vos seja útil.

Comunicação no local de trabalho

Descontos, 18.06.19

Há dias ouvia um podcast com uma entrevista a Justin Kerr, um autor de livros sobre liderança e produtividade no local de trabalho, do qual eu nunca tinha ouvido falar ou lido qualquer obra (fica a advertência).

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Uma nota muito interessante é que o passatempo dele é ser apicultor.

 

Durante a entrevista ele fez uma defesa convincente de uma maior e melhor comunicação no local de trabalho.

 

Eu sempre trabalhei num pressuposto contrário, considerando-me uma barreira entre o meu superior e as tarefas, só comunicando com ele quando terminava a tarefa ou precisava de uma qualquer autorização.

Quanto menos lhe levasse, melhor era o meu trabalho. O meu objectivo é que ele nunca tivesse de lidar com o que passava por mim (mais eficiência = menos comunicação).

 

Mas Justin Kerr tem uma perspectiva oposta, mas muito convincente:

- comunicar mais, através de actualizações do estado das tarefas, acalma ansiedades (por exemplo, informar que estão no bom caminho para terminar algo dentro do prazo estabelecido);

- ao antecipar informações, evitam questões como "como está a correr?", que na verdade é um sinal de que a outra pessoa tem receio do decorrer dos trabalhos e que acha que poderão não terminar a tempo;

- implicitamente, a questão de um superior sobre o decurso dos trabalhos, acarreta uma perda de crédito porque também pode ser código para "se eu não te tivesse perguntado, tu não fazias";

- comunicar mais, através de actualizações, dá mais visibilidade ao vosso trabalho.

 

Para ser melhor no local de trabalho, o autor sugere mesmo que se duplique a comunicação com todos os co-trabalhadores (não apenas os superiores hierárquicos).

 

Eu fiquei tão impressionada com a entrevista que decidi implementar o sugerido, mas apenas com o meu superior. 

 

Como ele ia estar fora algum tempo, em vez de o "apanhar" no gabinete para tratar dos pendentes, antecipei-me escrevendo um email com diversos tópicos pendentes, em que eu estava a trabalhar e que precisava de discutir com ele, pedindo-lhe um tempo livre para o efeito.

 

Não foi um email longo, apenas uma lista de tópicos para discutirmos.

 

Curiosamente, digo-vos já que houve um problema: eu fiquei à espera que ele me chamasse e ele ficou à espera que eu aparecesse.

Um problema que teria sido evitado se eu tivesse comunicado mais, dizendo que aguardava que ele me chamasse, quando ele estivesse livre (até porque, esta falha de comunicação já aconteceu antes).

 

Querem saber a melhor?

Depois de ter abandonado um projecto importante, há apenas um mês, por motivos familiares, ele (nessa mesma reunião) ofereceu-me um bónus (não monetário) para me agradecer o meu trabalho e porque não me podia pagar mais (é verdade, não pode, eu sei porque sou eu que faço as contas).

 

Eu não pude aceitar, mas juro-vos que a oferta, no momento em que foi feita, foi o melhor presente que poderia ter recebido.

 

Ele não sabe, mas a partir de agora vai receber mais emails da minha parte.

Escrever à mão

Descontos, 28.11.18

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Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

 

Escrever à mão realça a forma como nos envolvemos com a informação, fortalecendo nosso pensamento associativo. 

The Bullet Journal Method - Ryder Carroll

 

Cada um utilizará o método que melhor funciona consigo. Eu, há muito descobri que escrever à mão é como melhor me organizo e é por isso que uso agenda de papel, um caderno reutilizável e muitos rascunhos. 

 

Hoje tive um excelente exemplo de como as minhas ideias se organizam melhor no papel. Passei uma boa parte da manhã a pensar que tinha de ir comprar um medicamento para mim (urgente) e ir ao banco depositar cheques.

Passei a hora de almoço irritada por não poder sair para isso, fazendo com que tivesse de passar no centro comercial - estacionar, subir pisos,... -, depois do trabalho, onde tinha a máquina de depósitos e uma farmácia. 

 

Comecei a colocar todas as minhas tarefas pendentes no papel e percebi que tinha uma terceira tarefa: levantar medicamentos da minha mãe (não urgente). E fez-se luz porque perto dessa farmácia também há uma máquina onde posso fazer depósitos.

 

Simples e óbvio, não é? Mas a verdade é que, só depois de ver todas as tarefas no papel, é que consegui agregá-las em grupos e planear deslocações alternativas e mais eficientes.

Organização e Produtividade: Google Calendar + Google Tasks

Descontos, 13.05.18

Continuo fiel à minha agenda em papel. É nela que escrevo diariamente, desde tarefas a objectivos, até pequenas notas ou listas de livros. 

Uso o mesmo sistema há anos. De vez em quando, lá a embelezo, como em Maio quando recortei pedaços da revista do Pingo Doce. 

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Mas ultimamente tenho utilizado o calendário Google, com um sistema muito simples (e gratuito). De referir que vi pela primeira vez esta utilização num vídeo Youtube ( do canal Simpletivity), que agora não estou a conseguir localizar. 

 

Antes de mais, importa dizer que encontram o Google Calendar no menu do canto superior direito do vosso monitor, depois de fazerem login com a vossa conta Gmail. 

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No calendário podem adicionar eventos e tarefas.

Os eventos aparecem no horário que lhe atribuirem, ou debaixo do número do dia, se for um evento que dure o dia todo.

As tarefas aparecem debaixo do número do dia.

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A aplicação Google Calendar permite criar diferentes calendários que eu uso para organizar a minha vida:

Pessoal  é o calendário que utilizo por defeito, onde incluo desde as minhas consultas médicas a compras ou saídas que tenha de fazer; mas também organizo aqui algumas tarefas semanais (por exemplo remendos), ou lembretes (enviar email para o posto médico).

Aniversários é muito útil para me lembrar de que tenho de planear um momento para estar com alguém ou para me lembrar de planear a compra de um presente. Coloco-os como eventos que se repetem anualmente.

Tratamentos é onde aloco todos os eventos (consultas, exames, pedidos de receitas) relacionados com a saúde da minha mãe.

Tarefas para pequenas tarefas e até listas de compras.

Trabalho tudo relacionado com o meu trabalho, desde marcação de reuniões até tarefas que necessito concluir.

Feriados um calendário que adicionei através da opção "procurar calendários interessantes".

 

Também é possível partilhar calendários de outras pessoas. Por exemplo, podem importar o calendário da vossa conta profissional, para a vossa conta pessoal e assim está sempre visível, ou vice-versa.

 

Uma estratégia

Como as tarefas não permitem ser associadas a um dos meus calendários/organização, acabo por criar eventos com duração todo o dia, para identificar uma tarefa dentro de um calendário.

Por exemplo, imaginem que tenho que trabalhar num orçamento para um cliente. Em vez de criar uma tarefa, crio um evento dentro do calendário "trabalho". Se não tiver hora de término, simplesmente agendo como evento para todo o dia. 

 

No final, fica algo com este aspeto:

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Tanto as tarefas como os eventos, podem ser arrastados no calendário ou editados livremente. 

 

Desta forma, tenho conseguido (confesso que com mais sucesso que no papel) evitar a sobrecarga de tarefas num dia. Quando percebo que coloquei demasiadas coisas, simplesmente arrasto a tarefa ou evento para outro dia.  

 

No telemóvel, tenho ambas as aplicações: Google Calendar e Google Tasks. Isto porque, as tarefas não aparecem no Google Calendar (telemóvel), como acontece no desktop.

 

Isso é particularmente óbvio, quando tento alocar tempo para as minhas tarefas/objectivos. E é também aí que ainda não consegui arranjar uma solução inserir tarefas mensais ou semanais.

 

Através da aplicação para telemóvel, existe a possibilidade de criar objectivos, mas o "objectivo" não passa de uma tarefa, para a qual a Google vai procurar alocar um bloco de tempo (único ou repetível) no vosso calendário.

Ora isso para mim é inútil porque eu posso ter o calendário vazio num dia, mas apenas porque estou a trabalhar,  algo que não insiro no calendário.

 

Ou seja, se quero criar 4 tarefas semanais "projectos inacabados de costura", tenho de criar um calendário "Tarefas 2" onde insiro eventos semanais. A desvantagem é que fico sem essas tarefas no Google Tasks, ficando a ocupar espaço necessário no Google Calendar. 

 

Aceitam-se sugestões.

A minha agenda

Descontos, 04.09.14

{Sou só eu que não consigo pensar "a minha agenda" sem ser com a música?}

 

Eu não estava a brincar quando disse que anoto tudo, mil e uma vezes. 

 

Estou sempre a escrever: listas diversas, coisas que li, coisas que gosto, coisas que tenho de fazer. E no trabalho: contactos, notas de reuniões, tarefas a concluir...


Recentemente abandonei completamente a ideia de uma agenda diária convencional e passei a adoptar um sistema mais apropriado para tarefas/projectos. É um sistema híbrido do chamado "bullet journal" porque continuo a necessitar de calendário para as consultas médicas/exames que são quase semanais.

 

O fantástico neste sistema é que não precisam de comprar uma agenda (que ficava em grande parte com folhas em branco) e podem começar em qualquer momento do ano.

 

A minha agenda/planner, neste momento é composta de folhas A4 cortadas ao meio para tamanho A5 e encadernadas em espiral (porque tenho encadernadora). Se desejam testar o sistema, recomendaria que utilizassem um básico caderno A5 ou folhas A4 dobradas na forma de caderno e com um fio unir tudo (quem diz um fio, diz agrafos). Não recomendo gastar dinheiro para testar um sistema de organização (nem tinteiros).

 

Se querem imprimir umas páginas, eu recomendo o blog My life all in one place. Diversas opções e tudo grátis.

 

Eu tenho várias componentes na minha agenda: contactos, contactos de emergência, notas (por exemplo o nº de contribuinte da empresa para compras ou o recorte de um folheto com o meu tarifário de telemóvel, medicação da minha mãe e notas sobre consultas), etc...

 

Mas hoje fico-me pelo calendário:

 

1. tenho um calendário de 2014 impresso e colado


2. tenho 12 calendários mensais (onde anoto as consultas/exames) que imprimi e colei nas folhas; para começar, recomendaria que se ficassem por 4 meses de 2014

 

3. tenho um calendário de 2015 (pequeno) impresso e colado, no resto da página escrevo as datas das consultas já marcadas para 2015

(se sentirem necessidade, uma folha com datas de aniversários, calendário escolar, etc... - ou seja, perfeitamente adaptável às vossas necessidades)

 

O mês começa com:

  • 1 página do mês para eventos ( escrevo o mês e os dias; à frente, escrevo o evento)
  • 1/2 página das tarefas/objectivos para esse mês
  • outras coisas: tarefas de hábitos, lista de aniversários, despesas, orçamento ...
  • páginas do dia a dia

 

Mas para perceberem melhor, deixo-vos um exemplo que foi feito no computador, mas eu escrevo tudo à mão (Claro!).